Kontaktdaten Verantwortliche

CTC gGmbH – Center for the Transformation of Chemistry (CTC)
Richard-Wagner-Straße 7a
04509 Delitzsch

Kontaktdaten Datenschutzbeauftragter

Der Datenschutzbeauftragte der CTC gGmbH ist wie folgt zu erreichen:

Datenschutzbeauftragter: Richard Donecker
Richard-Wagner-Straße 7a
04509 Delitzsch
E-Mail: datenschutz@ctc-germany.org

Zwecke der Datenverarbeitung

Das CTC nutzt Microsoft Teams als Kommunikationsplattform zur Durchführung von Online-Meetings, Telefonkonferenzen, Videokonferenzen, Webinaren, Lehr- und Forschungsformaten sowie administrativen Besprechungen.
Die Datenverarbeitung dient der Organisation und Durchführung dieser digitalen Formate sowie der internen und externen Kommunikation.

Verarbeitete Datenarten

Bei der Nutzung von Microsoft Teams werden, abhängig von der konkreten Verwendung, folgende Daten verarbeitet:

  • Benutzerdaten: Name, Anzeigename, E-Mail-Adresse, Profilbild (optional), bevorzugte Sprache
  • Meeting-Metadaten: Datum, Uhrzeit, Meeting-ID, Ort, Telefonnummern, IP-Adresse
  • Kommunikations- und Inhaltsdaten: Chatnachrichten, Sprachnotizen, geteilte Dateien, Bildschirmfreigaben, gemeinsam bearbeitete Dokumente (z. B. Word, Excel, PowerPoint, OneNote)
  • Audio-/Videodaten: Daten von Mikrofon und Kamera während des Meetings
  • Technische Nutzungsdaten: Geräteinformationen, Verbindungsdaten, Diagnose- und Telemetriedaten

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Nutzung von Microsoft Teams erfolgt auf folgenden Rechtsgrundlagen:

  • 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Online-Meetings im Rahmen bestehender oder vorvertraglicher Vertragsbeziehungen durchgeführt werden (z. B. Bewerbungs-, Projekt- oder Kooperationsgespräche).
  • 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Durchführung von internen oder externen Online-Meetings erforderlich ist und ein berechtigtes Interesse an einer effizienten digitalen Kommunikation besteht.
  • 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) kommt ausschließlich dann zur Anwendung, wenn Online-Meetings aufgezeichnet werden oder besondere freiwillige Formate durchgeführt werden, bei denen keine andere Rechtsgrundlage greift.

Empfänger und Auftragsverarbeitende

Microsoft Ireland Operations Limited
One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland

Microsoft verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich im Auftrag des CTC auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO).
Eine Weitergabe der Daten an Dritte erfolgt grundsätzlich nicht, es sei denn, Inhalte sind zur Weitergabe bestimmt (z. B. bei externen Meetings).

Datenübermittlung in Drittländer

Eine Datenverarbeitung erfolgt grundsätzlich auf Servern innerhalb der Europäischen Union. Es kann jedoch nicht ausgeschlossen werden, dass technische Datenübertragungen über Server außerhalb der EU erfolgen oder dass Microsoft im Rahmen des CLOUD Act verpflichtet ist, Daten an US-Behörden herauszugeben. Das CTC hat mit Microsoft EU-Standardvertragsklauseln abgeschlossen, um ein angemessenes Datenschutzniveau sicherzustellen.

Aufzeichnung und Protokollierung

Grundsätzlich werden Online-Meetings nicht aufgezeichnet. Eine Aufzeichnung erfolgt nur in Ausnahmefällen und ausschließlich nach vorheriger Information der Teilnehmenden sowie deren ausdrücklicher Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Chatinhalte oder geteilte Dateien werden nur gespeichert, wenn dies zur Protokollierung von Ergebnissen oder zur Nachbereitung erforderlich ist.

Im Rahmen von Online-Meetings können Protokolle oder Ergebniszusammenfassungen erstellt werden, die personenbezogene Daten (z. B. Namen, Funktionen, Wortbeiträge oder Aufgabenverteilungen) enthalten. Diese Aufzeichnungen dienen ausschließlich der Dokumentation und Nachbereitung der Besprechung sowie der Sicherstellung von Nachvollziehbarkeit und Transparenz gegenüber den Teilnehmenden. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nur, wenn dies für die Nachbereitung oder Abstimmung mit den beteiligten externen Partnern erforderlich ist. Die Protokolle werden nach Abschluss des jeweiligen Projekts bzw. spätestens nach Ablauf der internen Aufbewahrungsfristen gelöscht.

Dauer der Speicherung

Personenbezogene Daten werden gelöscht, sobald sie für den jeweiligen Zweck nicht mehr erforderlich sind.

  • Benutzerdaten: Löschung mit Beendigung des Nutzerkontos
  • Meeting-Metadaten: Löschung nach Wegfall des Zwecks bzw. gemäß den internen Löschfristen
  • Inhaltsdaten: Inhaltsdaten werden nur gespeichert, soweit dies zur Durchführung, Dokumentation oder Nachbereitung erforderlich ist. Es erfolgt keine dauerhafte Speicherung über die Kommunikation hinaus. Bei Cloud-Aufzeichnungen erfolgt die Löschung innerhalb von 7 Tagen.

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt.

Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben nach der DSGVO folgende Rechte:

  • Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
  • Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
  • Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
  • Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
  • Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
  • Recht auf Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
  • Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO), z. B. beim Sächsischen Datenschutzbeauftragten.

Hinweis zur Einwilligung

Mit Ihrer Teilnahme am Online-Meeting bestätigen Sie, dass Sie diese Datenschutzhinweise zur Kenntnis genommen haben. Sofern für einzelne Verarbeitungsvorgänge (z. B. Aufzeichnungen) eine Einwilligung erforderlich ist, wird diese gesondert eingeholt.

Weitere Informationen

Die aktuelle Datenschutzerklärung von Microsoft finden Sie unter: https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement